Sponsoren Verhandlung zum Erfolg machen!

Die Suche nach dem richtigen Sponsor kann eine lange, schwierige oder gar anstrengende Aufgabe sein, und der Prozess ist für jeden Planer und für jede Art von Veranstaltung einzigartig. Sie wollen nicht nur Sponsoren akzeptieren, die Sie finden können, sondern auch die Bewertungsschritte, die Ihnen bei der Suche helfen werden. Die Einbeziehung dieser Überlegungen in Ihre Eventstrategie wird sich nachhaltig darauf auswirken, wie gut jeder Sponsor in Ihre Veranstaltung passt, wie lange es dauert, das Sponsoring aufzubauen, und wie effektiv der Sponsor in Bezug auf Partnerschaftsengagement und Qualität ist.

Geld spielt eine Rolle


Geld spielt natürlich eine entscheidende Rolle für das Sponsoring und seine möglichen Verzögerungen. In der Regel gilt: Je größer der Sponsor (und die damit verbundenen Kosten), desto länger ist der Onboarding-Prozess. Tatsächlich können höhere Budgets leicht ein paar Monate lang verhandelt werden, bevor der Sponsor sich verpflichtet und das Geld überweist. Um den Prozess zu beschleunigen, müssen Planer in der Lage sein, den ROI der Veranstaltung zu berechnen und gegenüber ihren Sponsoren zu begründen. Für Veranstaltungsplaner, die ein zuverlässigeres Budget sicherstellen möchten, insbesondere für diejenigen, die jährliche Veranstaltungen planen, könnte es sich lohnen, in die Veranstaltungstechnik zu investieren, um Ihren Sponsoren Ihren ROI messbar zu belegen.

Behalten Sie die Unternehmensgröße im Auge


Kleinere Unternehmen und größere Konzerne bringen unterschiedliche Stärken mit sich. In einem kleinen Unternehmen entscheidet in der Regel der Eigentümer oder einer der Partner, ob er eine Veranstaltung sponsert oder nicht. Dies beschleunigt den Prozess wesentlich und erleichtert die Verhandlungen. Das Kennenlernen dieser Führungskräfte, wofür ihr Unternehmen steht und was sie zu Ihrer Veranstaltung beitragen können, sind alles wichtige Aspekte des Entscheidungsprozesses im Bereich des Event-Sponsorings.

Größere Unternehmen folgen dagegen in der Regel einer Hierarchie und einem Workflow zur Genehmigung, und oft hat Ihr Ansprechpartner nicht die Befugnis, über ein Budget allein zu entscheiden. Je nach Anzahl der beteiligten Personen kann dies einige Tage, im schlimmsten Fall sogar bis zu ein paar Wochen dauern. Darüber hinaus gibt es weitaus mehr Möglichkeiten, Pläne zu verwirklichen. Tue dein Bestes, um zu beurteilen, welche Art von Sponsor für deine Veranstaltung die beste ist, und habe immer einen Backup-Plan.

Perfektionieren Sie Ihren Pitch


Sich die Zeit zu nehmen, Ihren Platz wirklich zu personalisieren, zahlt sich auf lange Sicht aus. Je vollständiger der Pitch ist, desto schlanker werden die Verhandlungen. Achten Sie darauf, dass Sie diese Schlüsselelemente für Ihre Tonhöhe angeben:

Eine sorgfältige und umfassende Beschreibung der Veranstaltung, damit Sie und der Sponsor sich auf wirklich relevante Fragen konzentrieren können, anstatt später Zeit zu verschwenden, um die Grundlagen zu erarbeiten.
Die Gründe, warum sich der Sponsor engagieren sollte, einschließlich der demographischen Daten der Teilnehmer (Geschlecht, Alter, Branche und Titel, etc.) und Beispiele für die Sichtbarkeit, die der Sponsor bei der Veranstaltung erwarten kann. Zusätzliche Informationen über den Ehe- oder Beschäftigungsstatus sowie die regionale Demographie können je nach Art der Veranstaltung ebenfalls entscheidend sein.
Einbinden von Sponsoring-Paketen und allen anderen Details, die als relevant erachtet werden können.
Veranstaltungsplaner sind verpflichtet, überzeugende Vorschläge zu unterbreiten, wie sie Sponsoren einbeziehen und wie sie ihren Veranstaltungen einen Mehrwert verleihen können, während Sponsoren heute zum Erfolg der Veranstaltung beitragen müssen. Es ist immer sehr hilfreich, sich in die Lage des Sponsors zu versetzen, die Fragen zu antizipieren, die er dir stellen wird. Dies wird den Prozess beschleunigen und unnötige Fallstricke und Hindernisse vermeiden. Es kann hilfreich sein, den Sponsor als jemanden zu sehen, der in seine Mission und sein Event investiert, anstatt ihn einfach als Cash-Kuh zu betrachten.

Bereite dich darauf vor


Haben Sie alles im Voraus fertig wie Verträge, Rechnungen, Inventarlisten, etc.? Der Sponsor könnte Sie bitten, diese Dinge noch vor der Unterzeichnung zur Verfügung zu stellen, und wenn niemand sie vorbereitet hat, kann dies den Prozess erheblich verlangsamen. Es bringt dich nicht nur in eine Stresssituation, sondern du wirst auch einen sehr unprofessionellen Eindruck beim Sponsor hinterlassen. CRMs bieten großartige Möglichkeiten, die Reichweite des Sponsors zu optimieren und den gesamten Deal-Flow zu steuern. Sie können Aufgaben, To-Do-Listen, Dokumentenmanagement, verfolgte E-Mails und vieles mehr umfassen, die Veranstaltungsplanern helfen, Dinge zu erledigen. Der Nachteil ist natürlich die steile Lernkurve, die mit dem Hinzufügen in einem CRM einhergeht. Frühzeitiger Einstieg und Effizienz zahlen sich aus. Es ist zeitaufwendig, jeden Kontaktpunkt zu verfolgen, aber Event-Planer sollten nicht den Fehler machen, auf einen schnellen Verkauf zu hoffen, nachdem der erste Kontakt hergestellt wurde. Setzen Sie Meilensteine und Termine und behalten Sie diese oft im Auge.

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